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10 juillet 2019

Relations publiques : notre recette pour un événement réussi !

L’organisation d’un événement de relations publiques laisse peu de place à l’improvisation : la réussite d’une telle opération de communication et de promotion réside avant tout dans son anticipation.
Imaginer, cibler, organiser puis communiquer : voici les 4 ingrédients pour réaliser des relations publiques efficaces. Nous vous livrons ici notre recette pour un événement de relations publiques réussi !

Des événements de relations publiques stratégiques

La première étape consiste à penser sa stratégie événementielle sur la durée, de la même manière qu'un projet : déterminer ce qui motive la planification d’événements de relations publiques. Aucune entreprise ne peut se priver de communiquer avec ses publics internes ou externes, mais encore faut-il choisir convenablement son action de communication. Ces événements répondent à différents objectifs par exemple, annoncer un plan stratégique, instaurer une relation de confiance avec les invités, présenter un nouveau produit ou service, palier à un déficit de notoriété, valoriser une image, un changement de politique ou encore désamorcer une crise.

Pour vous aider à choisir le type d’événement le plus adapté à vos objectifs, nous avons établi 6 critères à suivre pour mettre en place un programme de relations publiques adapté.

Des événements de relations publiques ciblés

Organiser un événement de relations publiques, c’est atteindre, engager et renforcer la confiance auprès des cibles prioritaires de son carnet d'adresses. Pour cela, il est important de déterminer en amont auprès de qui la direction ou le département concerné a besoin de communiquer. Ensuite, l’idéal est de constituer un groupe d’invités homogène : regrouper les personnes d’un domaine d’activité proche ou des clients d’une même région favorisera certainement les échanges et la convivialité et... les bénéfices d’un tel événement !

Des événements de relations publiques préparés

Réaliser une check-list en interne permet de planifier les grandes étapes qui précèdent l’événement et facilite ainsi sa gestion et son organisation. Nous vous dévoilons la nôtre.

Réunir les équipes métier concernées par ces opérations de relations publiques (équipes commerciales, managers, dirigeants…) et les impliquer en amont en créant un comité de pilotage (COPIL) dédié afin de déterminer les besoins de chacun : qui sera présent, sur quel événement, pour quelle cible et avec quel objectif. Penser à rencontrer les différents fournisseurs chargés de la prestation à venir.

Réaliser un rétroplanning détaillé sur l'organisation de chaque événement pour suivre les deadlines… et s’y tenir ! Quelques règles s’imposent comme l’envoi du carton ou de l’email d’invitation deux mois avant et la transmission des informations pratiques au plus tard quinze jours avant.

Rédiger des fiches invités reprenant l’historique avec l’entreprise, les centres d’intérêt de la personne invitée qui aideront à favoriser les connexions entre les convives et à lancer des sujets de discussion.

Préparer toutes les informations logistiques pour que les invités se sentent accompagnés depuis l’invitation jusqu’à l’accueil sur le lieu de réception.

Organiser un briefing quelques jours avant l’événement avec tous les collaborateurs conviés et chargés de l'organisation. L’ordre du jour portera sur le rappel des objectifs, l’essentiel à connaître sur les invités présents et l’attitude recommandée. Rappelons qu’une loge ou un salon VIP n’est pas le lieu de négociation de contrats, vous risquez d'avoir mauvaise presse. Participer à une opération de relations publiques, c’est avant tout partager un moment convivial, privilégié et décontracté avec vos invités : c'est un de nos conseils les plus importants.

Des événements de relations publiques annoncés

L’impact d’une opération de relations publiques tient autant à l’événement qu’à la communication marketing réalisée en amont.
Créer des outils pour l’annoncer est essentiel, mais intéresser son public et susciter l’envie chez le consommateur le sont également !
Les cibles des événements de relations publiques, souvent sollicitées, seront attirées par le contenu du programme, l’histoire que la marque raconte à travers cette action de communication… Maintenir l’attention des invités ciblés jusqu’au jour J permet d’accroître l’intérêt de l’événement. N’hésitez pas à affiner votre communication marketing pour cela. En étant actif sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter, Facebook), vous pourrez promouvoir vos événements et vous attirerez la sympathie du public concerné dont l’intérêt grandira. Cela vous permettra également de toucher un public externe si des journalistes venaient à parler de vos activités dans un communiqué de presse. Envie de cibler les décideurs de demain ? Misez sur les grandes écoles de commerce ou d’ingénieur ! Les moyens pour les rencontrer sont divers : journées portes ouvertes, événements pour alumni etc ... Une fois diplômés et sur le marché du travail, l’opinion de ces futurs pros pourrait vous être bien utile.

Ainsi, la recette d’un événement de relations publiques réussi réside dans sa préparation et dans l’implication de tous les acteurs professionnels concernés (organisateur, collaborateurs engagés, prestataires…).
Avec ses 20 ans d’expérience en organisation de Programme Hospitalités, le Stade de France s'est placé en expert métier de son secteur d'activités. Il vous offre, à la manière d'une agence spécialisée, de nombreuses opportunités de créer des événements de relations publiques haut de gamme et est chargé de vous accompagner de la réflexion à la réalisation de vos objectifs.

Vous trouverez une partie de ces conseils dans ce livre blanc qui vous explique comment réussir votre Programme Hospitalités

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