Réussir son événement de relations publiques

Qui inviter et à quel moment, comment créer du lien entre les invités, comment planifier au mieux... Vous vous interrogez sur des solutions pour optimiser l'organisation de votre événement ? Découvrez les fondamentaux qui vont vous y aider.

1. Réunissez en interne les membres de votre entreprise qui bénéficieront de cette opération de relations publiques afin de les impliquer dans l’organisation de cet événement et les responsabiliser. Réservez si besoin une demi-journée de formation pour les salariés concernés. Définissez des objectifs stratégiques et mettez en place les outils nécessaires à la bonne préparation de l'événement.

2. Choisissez des groupes d’invités homogènes pour faciliter les échanges et la communication : regroupez par exemple vos interlocuteurs d’un même secteur ou d’une même région. Pour cela, définissez au préalable quelles sont vos cibles et quels publics vous souhaitez atteindre.

3. Chaque invité doit être accueilli et reconnu : préparez une fiche biographique de chacun des invités dans laquelle vous récapitulerez l’historique de la relation commerciale entre l’entreprise et la personne invitée. Prenez connaissance de leurs intérêts et de leur influence culturelle afin de pouvoir engager la discussion sur des thèmes les intéressant.

4. La gestion des invitations nécessite un rétro-planning extrêmement précis : le carton ou l’email d’invitation doit être envoyé 2 mois avant l’événement. Pensez à toutes les parties concernées : si vous travaillez avec une agence de presse, n'oubliez pas de lui envoyer des invitations.

5. Le courrier de confirmation et les informations pratiques seront transmis à vos invités au plus tard 15 jours avant l’événement. Une bonne communication est primordiale afin de garantir un bon taux de participation.

6. Briefez vos commerciaux afin qu’ils adoptent une attitude adéquate vis-à-vis des invités : une loge ou un salon VIP n’est pas un lieu de négociation de contrats. Dans la mesure où les invités sont amenés à être présents sur une plage horaire externe à leur temps de travail, ils doivent se sentir à l’aise dans une ambiance décontractée et conviviale.

7. La présence de plusieurs personnes de votre entreprise pour créer du lien avec les différents invités est un atout supplémentaire pour faire de cet événement une réussite.

8. Evitez de laisser vos invités seuls, accompagner vos invités tout au long de l’événement est important pour votre image de marque.

9. La présence d’au moins un dirigeant est préférable et valorisera d’autant plus votre invitation. Cette action de communication événementielle est à déployer dès lors que cela est possible.

10. Après l’événement, pour garantir le succès de votre opération et analyser les retombées, votre équipe commerciale rappellera les invités pour faire avancer les sujets en cours ou initier de nouvelles opportunités. La communication marketing post-événement est elle aussi importante car elle permet d'entretenir les relations avec les invités. C'est également un bon moyen de recueillir leur opinion sur l'événement de relations publiques auquel ils ont assisté.

La diversité de la programmation du Stade de France offre de nombreuses opportunités de créer et renforcer l’impact de vos événements de relations publiques à l’occasion des événements sportifs et musicaux prestigieux qu’il accueille.

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