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Cocktail dînatoire dans un Salon du Stade de France
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26 mars 2019

10 conseils pour réussir votre programme hospitalités

Pour vous aider à réussir votre programme hospitalités, nous avons référencé 10 conseils à suivre pour faire vivre à vos invités une expérience inoubliable et ainsi assurer à votre entreprise des retombées positives liées à ce programme.

L’hospitalité, de quoi parle-t-on exactement ?

Cela consiste à inviter les acteurs clés de l’entreprise à un grand événement, souvent sportif ou musical dans un cadre privilégié : loge, salon VIP… Organisée hors temps de travail, elle permet de développer et renforcer les relations commerciales, d’entretenir son réseau ou encore de valoriser ses collaborateurs, clients, prospects ou partenaires. Les programmes d’hospitalités sont souvent l’occasion de partager des émotions dans un environnement privilégié. C’est l’événement dans l’événement !

Pour optimiser au mieux votre programme hospitalités, nous avons référencé dans cet article 10 bonnes pratiques qui peuvent faire la différence. Des conseils que vous pouvez retrouver dans notre dernier livre blanc qui vous donne toutes les clés pour réussir votre programme hospitalités.

Livre blanc / Réussir votre programme hospitalités

 

Avant l’évènement

1 - Mobilisez l’interne

Engager les personnes dans les départements concernés, par exemple la direction commerciale ou grand compte, est la première clé de réussite. Ambassadeurs du programme, les collaborateurs se sentent investis à chaque étape et prépareront au mieux le programme.

2 - Organisez-vous pour la gestion des invitations

Constituer un groupe homogène d’invités avec des points d’accroches professionnels ou personnels permettra le jour J des interactions plus fluides et naturelles. Pour que vos invités répondent présents, privilégiez un carton d’invitation soigné, un événement qui les touche, des relances bien ciblées…

3 - Recueillez les informations sur vos invités

Bien connaître ses invités est un atout commercial évident ! Créez une fiche de renseignements avec un résumé de leur relation avec l’entreprise, leurs goûts, les contrats passés ou à venir pour qu’ils se sentent valorisés dans vos échanges le jour de l’événement.

4 - Renseignez-vous sur les lieux

Briser la glace n’est pas toujours simple ! L’événement et le lieu en eux-mêmes sont des bons sujets pour alimenter une conversation. Les points communs des invités en sont un autre pour créer connivence et convivialité.

5 - Établissez des objectifs

Mesurer le retour sur objectifs est essentiel dans l’organisation d’un événement d’hospitalités. Fixez des objectifs sur vos attentes avec des indicateurs précis comme le taux de remplissage de la loge, le taux de mémorisation de la marque, le nombre de rendez-vous déclenchés post-événement…

Le jour J

6 - Accueillez vos invités comme il se doit !

Soigner l’accueil des invités fait partie intégrante du programme hospitalités, en les informant des détails logistiques, en étant ponctuel et bien préparé pour pouvoir accueillir personnellement chaque invité. Comme son nom l’indique, soyez hospitalier !

7 - Facilitez les échanges

Présenter en quelques phrases chaque invité facilite la cohésion du groupe. Derrière l’aspect Business, c’est aussi un moment privilégié lors d’un grand évènement que vous vivrez ensemble.

8 - Veillez à ne pas confondre relations publiques et rendez-vous commercial

Inviter ses prospects ou clients dans une loge ou un salon VIP, c’est avant tout nouer une relation de proximité dans le but évident de transformer l’essai, mais sur le long terme. Ne confondez pas vitesse et précipitation !

Après l’évènement

9 - Effectuez le suivi de vos invités

Entretenir le lien, oui… mais comment ? Pensez à les remercier tout d’abord de leur participation et recueillez ensuite leurs impressions lors d’une discussion ou via un questionnaire rapide.

10 - Mesurez le retour sur objectifs

Évaluer le ROI en faisant un point sur les objectifs fixés : l’événement a-t-il engendré des actions concrètes ? Les résultats sont-ils à la hauteur de l’investissement ? Voici quelques questions pour guider votre réflexion et améliorer votre programme hospitalités en conséquence.

Comme nous l’avons vu, le rôle de l'hôte ne s'arrête pas au choix du lieu et de l'événement, son implication doit se faire avant, pendant et après. Un évènement ne s’improvise pas, il se prépare ! Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour réussir au mieux votre programme hospitalités.

Si toutefois vous avez des questions restées sans réponses, notre équipe de conseillers se tient à votre disposition pour optimiser votre programme hospitalités.

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