Vous êtes ici Actualités
Cocktail dînatoire dans un Salon du Stade de France
Relations publiques

26 mars 2019

10 conseils pour réussir votre programme hospitalités

Pour vous aider à réussir votre programme hospitalités, nous avons référencé 10 conseils à suivre pour faire vivre à vos invités une expérience inoubliable et ainsi assurer à votre entreprise des retombées positives liées à ce programme.

L’hospitalité, de quoi parle-t-on exactement ?

Cela consiste à inviter les acteurs clés de l’entreprise à un grand événement, souvent sportif (match dans un stade, rencontre sportive, tournoi...) ou musical dans un cadre privilégié et unique : loge, salon VIP… Organisée hors temps de travail, elle permet de développer et renforcer les relations commerciales, d’entretenir son réseau ou encore de valoriser ses collaborateurs, clients, prospects ou partenaires. Les programmes d’hospitalités sont souvent l’occasion de partager des émotions dans un environnement privilégié. C’est l’événement dans l’événement !

Pour optimiser au mieux votre programme hospitalités, nous avons référencé dans cet article 10 bonnes pratiques qui peuvent faire la différence. Des conseils privilégiés que vous pouvez retrouver dans notre dernier livre blanc qui vous donne toutes les clés pour réussir votre programme hospitalités.

Livre blanc / Réussir votre programme hospitalités

 

Avant l’évènement

1 - Mobilisez l’interne

Engager les personnes dans les départements concernés, par exemple la direction commerciale ou grand compte, est la première clé de réussite. Ambassadeurs du programme, les collaborateurs se sentent investis à chaque étape et prépareront au mieux le programme pour que la prestation soit la plus réussie possible.

2 - Organisez-vous pour la gestion des invitations

Constituer un groupe homogène d’invités avec des points d’accroches professionnels ou personnels permettra le jour J des interactions plus fluides et naturelles. Pour que vos invités répondent présents, privilégiez un carton d’invitation soigné, un événement qui les touche, des relances bien ciblées… Il faut qu'ils se sentent privilégiés de cette invitation.

3 - Recueillez les informations sur vos invités

Bien connaître ses invités est un atout commercial évident ! Créez une fiche de renseignements avec un résumé de leur relation avec l’entreprise, leurs goûts, les contrats passés ou à venir pour qu’ils se sentent valorisés dans vos échanges le jour de l’événement. Vous renseigner sur les principales passions de vos invités vous permettra de pouvoir les convier à un événement qui les intéressera. Ce peut être pour le match de leur équipe sportive favorite ou pour le concert de leur chanteur préféré. Vivre cette expérience avec eux, dans une loge et en petit comité, vous permettra d'accéder à une autre dimension de leur personnalité.

4 - Renseignez-vous sur les lieux

Briser la glace n’est pas toujours simple ! L’événement et le lieu en eux-mêmes sont des bons sujets pour alimenter une conversation. Les points communs des invités en sont un autre pour créer connivence et convivialité. Mieux vaut ne pas lésiner sur la restauration, il s'agit d'un des éléments les plus importants pour la réussite de votre programme hospitalités ! Évaluez donc quelle sera la formule qui conviendra à vos invités : un déjeuner gastronomique, un cocktail dinatoire, un open bar...

5 - Établissez des objectifs

Mesurer le retour sur objectifs est essentiel dans l’organisation d’un événement d’hospitalités. Fixez des objectifs sur vos attentes avec des indicateurs précis comme le taux de remplissage de la loge, le taux de mémorisation de la marque, le nombre de rendez-vous déclenchés post-événement…

Le jour J

6 - Accueillez vos invités comme il se doit !

Soigner l’accueil des invités fait partie intégrante du programme hospitalités, en les informant des détails logistiques, en étant ponctuel et bien préparé pour pouvoir accueillir personnellement chaque invité. L'espace dans lequel vous les accueillerez doit être soigneusement décoré et tout doit être mis en oeuvre pour que vos invités soient à l'aise. Mettre ses relations professionnelles dans des conditions privilégiées, c'est placer toutes les chances de son côté pour réussir ses prestations hospitalités. Comme son nom l’indique, soyez hospitalier !

7 - Facilitez les échanges

Présenter tour à tour en quelques phrases chaque invité facilite la cohésion du groupe. Derrière l’aspect Business, c’est aussi un moment privilégié lors d’un grand évènement que vous vivrez ensemble. Dans un espace comme une loge, qu'elle soit plus ou moins grande, il est plus agréable si les invités arrivent à échanger ensemble. Vous pouvez également prévoir quelques animations : un tour de stade, un village VIP, une borne photo...

8 - Veillez à ne pas confondre relations publiques et rendez-vous commercial

Inviter ses prospects ou clients dans une loge ou un salon VIP, c’est avant tout nouer une relation de proximité dans le but évident de transformer l’essai, mais sur le long terme. Ne confondez pas vitesse et précipitation ! Qu'ils soient là pour une journée entière ou juste pour quelques heures, prenez soin de vos invités : ils sont souvent présents en dehors de leurs heures de travail. Honorez-les de leur présence et faites-en sorte qu'ils se sentent privilégiés d'avoir été invités.

Après l’évènement

9 - Effectuez le suivi de vos invités

Entretenir le lien, oui… mais comment ? Pensez à les remercier tout d’abord de leur dernière participation et recueillez ensuite leurs impressions lors d’une discussion ou via un questionnaire rapide. Si vous avez pris des photos ou des vidéos de l'événement, leur partager des images du moment qu'ils ont vécu sera un moyen supplémentaire de marquer les esprits car ils garderont une trace de cette journée.

10 - Mesurez le retour sur objectifs

Évaluer le ROI en faisant un point sur les objectifs fixés : l’événement a-t-il engendré des actions concrètes ? Les résultats sont-ils à la hauteur de l’investissement et des prestations réalisées ? Avez-vous gagné en notoriété ?Voici quelques questions pour guider votre réflexion et améliorer votre programme hospitalités en conséquence.

Comme nous l’avons vu, le rôle de l'hôte ne s'arrête pas au choix du lieu et de l'événement, son implication doit se faire avant, pendant et après. L'hôte est un véritable organisateur, il doit faire de son mieux pour installer une ambiance dans laquelle les invités se sentent bien. Un événement ne s’improvise pas, il se prépare ! Maintenant, vous avez toutes les cartes en main pour réussir au mieux votre programme hospitalités et vous assisterez à votre événement en toute sérénité.

Si toutefois vous avez des questions restées sans réponses, notre équipe de conseillers professionnels se tient à votre disposition pour optimiser votre programme hospitalités. Vous bénéficierez de nos 20 ans d'expertise en la matière.

Nos EXPERTS sont à votre DISPOSITION
Partenaires Média
Actionnaires
Partenaires
Agences Officielles