Comment organiser un événement B2B pour fidéliser ses clients : les clés de la réussite

Vous voulez renforcer les liens que vous avez avec vos clients existants ? Stimuler la croissance de votre business ? Vous êtes au bon endroit : l’événement B2B est une stratégie marketing efficace pour la fidélisation de votre clientèle. Nous vous donnons nos astuces pour organiser un événement réussi, légitime et qui aura un réel impact sur votre entreprise.

1. Définir les objectifs et le public cible

Avant toute chose, vous devez définir ce que vous attendez de cet événement. Si vous lisez cet article, c’est très probablement parce que vous voulez que vos clients deviennent des clients fidèles et vous avez raison. Créer un lien fort et pérenne avec vos clients existants génère une meilleure rentabilité sur le long terme et permet ainsi d’acquérir une stabilité financière non négligeable. Cela permet également d’établir une relation de confiance, d’améliorer le taux de satisfaction et de décupler le bouche-à-oreille positif pour attirer de nouveaux clients. Décidément, uniquement des avantages ! Maintenant que vos attentes sont claires, il est primordial de cibler les clients avec lesquels vous serez en mesure d’atteindre ces objectifs. Quels clients souhaitez-vous fidéliser ? Quelles sont les relations ou collaborations que vous souhaitez privilégier ? Quels sont les clients qui génèrent le plus de revenus pour votre entreprise ? Prenez le temps de lister vos invités pour vous assurer de la pertinence de votre ciblage.

2. Choix du format et du lieu de l'événement

Pour qu’un événement BtoB soit un succès, il faut le rendre mémorable et efficace. Pour cela, vous devez choisir un lieu cohérent avec les valeurs que vous souhaitez véhiculer, l’image que vous voulez renvoyer et pour faire la différence, vous devez créer une émotion chez votre client. Vos choix devront être judicieux et permettre de raconter une histoire forte pour marquer les esprits de votre réseau.

Avant de prendre une quelconque décision à propos du lieu ou du format idéal pour votre événement, nous vous recommandons de prendre en considération les trois points suivants :

Comprendre et connaître votre audience. Pour que votre stratégie de fidélisation soit pertinente, vous devez absolument savoir à qui vous vous adressez. Si votre client aime sortir du cadre professionnel habituel ou a un attrait particulier pour le sport ou les concerts, l’inviter au Stade de France fera forcément sens.
Estimer le nombre d’invités. Cette estimation sera clé pour déterminer les offres les plus proches de vos besoins réels. Vous vous en doutez, votre nombre d’invités aura forcément un impact sur le lieu, le nombre de places, la prestation et le budget à prévoir.
Déterminer un budget détaillé. Pour mener à bien votre projet, l’étape de budgétisation est incontournable. Les frais liés à la location du lieu, à la restauration, aux animations, à l’achat de matériel, à la logistique, à la communication, aux déplacements… Notre conseil : soyez réaliste et cohérent avec vos ressources financières. Si vous devez faire un choix, voyez plus petit, mais ne négligez pas la qualité des prestations. Votre enjeu stratégique en est tributaire.

Maintenant que vous connaissez vos clients, que vous savez combien de personnes vous souhaitez inviter et que vous avez déterminé votre enveloppe budgétaire, vous avez toutes les cartes en main pour viser juste avec un lieu approprié et maximiser les chances de réussite de votre événement.

3. Planification et promotion efficaces

Pour commencer sous les meilleurs auspices, nous vous suggérons de constituer une équipe dédiée à la gestion et à l’organisation de votre événement. Les membres de cette équipe seront garants du bon déroulement et devront, chacun, connaitre ses responsabilités et tenir les délais préalablement convenus ensemble. Pour planifier et coordonner cette équipe, le plus efficace est d’établir un rétroplanning précis, avec :

La date de l’événement et l’horaire ;
La réservation du lieu ;
La réservation du traiteur ;
L’envoi des invitations ;
La stratégie de communication et le déploiement des contenus : e-mails, médias sociaux, site… ;
Le détail du programme de l’événement ;
La sollicitation de vos commerciaux et intervenants ;
La liste de vos besoins logistiques, de ressources et d’outils ;
La conception ou l’achat de ce que vous souhaitez offrir : goodies, cadeaux… ;
Les remerciements post-événement et la demande de feedbacks.

Important : nous vous conseillons d’anticiper autant que possible. Plus vous prendrez de l’avance et plus vous éviterez les mauvaises surprises, les plans B et les imprévus de dernière minute.

4. Créer une expérience mémorable pour les participants

Pour fidéliser vos clients, votre événement se doit d’être mémorable. On rapporte souvent cette idée à quelque chose d’extravagant ou de démesuré, mais en réalité, créer une expérience inoubliable ne tient qu’à un mot : la personnalisation. Vous connaissez déjà vos clients, le but est de leur montrer ! De l’invitation jusqu’à votre dernier échange en fin d’événement, assurez-vous qu’ils se sentent différents et privilégiés.

Une décoration soignée et personnalisée, des intervenants passionnants, des présentations interactives et captivantes, des cadeaux inattendus et, plus globalement, tout ce qui fait écho au partage et à vos valeurs communes sont autant de techniques à appliquer. Elles augmenteront l’engagement de votre public, favoriseront leur attachement à votre marque et feront en sorte que vos clients existants deviennent des clients fidèles.