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Organiser votre séminaire en 10 étapes clés
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09 octobre 2017

Organiser votre séminaire en 10 étapes clés

Vous souhaitez organiser un événement ?

La pièce maîtresse de tout événement (séminaire, convention, journée d’étude ou de formation, team building, salon, …) est l’organisation. Voici les 10 conseils essentiels pour faire de votre événement un succès :

1 - DÉFINIR AVEC SOIN VOS OBJECTIFS ET VOS CIBLES

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre événement, vous devez vous poser quelques questions qui vous permettront d’en fixer les premières bases.

  • Quelles motivations vous poussent à organiser cet événement ?
  • Que souhaitez-vous faire ? créer du lien, stimuler vos équipes, lancer un nouveau produit ?
  • Quels messages voulez-vous communiquer ?
  • A quel type de public souhaitez-vous vous adresser ? collaborateurs, partenaires, clients VIP ?

Il existe une multitude de raisons qui peuvent se transformer en événement à part entière.

2 - DÉFINIR AVEC SOIN VOTRE THÉMATIQUE ET VOTRE FORMAT

Bien choisir la thématique de son événement est une phase primordiale car c’est grâce à elle que vous allez susciter l’intérêt et l’adhésion. Pour vous aider, il faut :

  • S’intéresser aux personnes qui composent votre public. Ainsi, si votre auditoire est composé de personnes sportives, pourquoi ne pas leur proposer un team building Olympiades. En revanche, si votre public a une préférence pour les activités plus calmes, vous pouvez leur proposer un escape game (jeu d’évasion avec résolution d’une énigme) ou une journée cours de cuisine.

Le format adéquat :

  • Quel moment serait le plus approprié pour répondre à vos objectifs ? une matinée, une journée, une soirée ou plusieurs jours ?
  • Combien de personnes participeront ?

Toutes ces questions sont importantes afin de pouvoir définir les espaces réceptifs en adéquation avec la thématique et le concept choisis. Par exemple au Stade nous pouvons proposer des journées d’étude, des conventions, des soirées d’entreprise agrémentées par exemple d’une visite du Stade, d’une traversée du Stade en tyrolienne.

3 - DÉFINIR AVEC SOIN VOTRE LIEU DE RÉCEPTION

Lors de vos recherches, il faudra déterminer les sites qui répondront à vos exigences :

  • Souhaitez-vous un lieu neutre, un lieu empreint d’une histoire forte ?
  • Voulez-vous un lieu avec une notoriété nationale, internationale ?
  • Il est également très important de se renseigner sur l’accessibilité du site.
  • - Le lieu est-il facilement accessible pour les personnes à mobilité réduite ?
  • - Dispose-t-il d’une bonne desserte en transports en commun ? de parkings nombreux et accessibles ?

Pour valider votre choix, une visite est indispensable. Vous pourrez ainsi poser toutes les questions relatives à la capacité d’accueil (aménagements possibles et modulables ?), aux offres sur les services annexes (accompagnement commercial, logistique restauration, animations…), le lieu propose t-il des espaces et des solutions variées (clés en main ou sur mesure) ?

4 - DÉFINIR AVEC SOIN VOTRE DATE DE RÉCEPTION

Cette étape est décisive car elle conditionnera la venue de vos invités et de manière sous-jacente son succès. Pour cela, il faut vérifier que votre événement soit :

  • Hors périodes scolaires,
  • Hors jours fériés,
  • En dehors des grands événements sportifs, sectoriels, nationaux.

Les dates disponibles en dehors de ces périodes sont très prisées. Il vous faudra donc anticiper et envoyer une demande à votre contact commercial le plus tôt possible afin de poser une option sur la date choisie.

5 - DÉFINIR AVEC SOIN VOTRE BUDGET

Cette partie va consister à trouver le juste équilibre entre le budget défini et les coûts réels de l’événement. Pour vous faciliter la tâche, établissez une liste de tous les postes de dépenses :

  • Location des lieux,
  • Hébergement,
  • Traiteur,
  • Transports des participants,
  • Décorations,
  • Activités,
  • Logistique,
  • Photographe,
  • Services offerts gratuitement,
  • Service administratif,
  • Options de paiement.

Petit conseil, n’oubliez pas d’allouer une partie de votre budget (autour de 10% du montant total), pour parer aux imprévus et demandes de dernière minute pouvant faire gonfler la note.

6 - DÉFINIR AVEC SOIN VOTRE TO DO LIST

Pour éviter tout effet de panique le jour J, il est judicieux de faire un retroplanning de votre événement au fur et à mesure de l’avancement de l’organisation. Ainsi, vous aurez des repères et une liste chronologique des tâches à accomplir. Votre temps sera optimisé et les délais anticipés.
Petit conseil : laissez-vous une marge de manœuvre pour rester flexible en cas d’imprévu.

Le retroplanning type :

  • Lieu : veillez à le confirmer rapidement auprès de votre contact commercial et profitez-en pour lui indiquer la configuration souhaitée.
  • Logistique : pensez à vérifier toute la logistique et la signalétique de l’événement, primordiales pour une prise en charge de qualité des invités.
  • Orateurs : choisissez un intervenant externe dans le cas où vous feriez un séminaire interne. A l’inverse, pour une réunion à destination de vos clients, l’intervention d’une personne de la société est souvent appropriée. Pensez à prévoir des plages horaires bien définies pour l’intervention des orateurs choisis et une éventuelle répétition. Vous serez le maitre du temps !
  • Invitations : pensez à créer des invitations personnalisées qui sont préférées aux génériques et à rappeler le dress code de votre événement s’il y en a un en particulier.
  • Documentation : prévoyez du temps pour la création des supports de communications (environ 4 semaines à l’avance) : brochures, invitations, affiches…
  • Parking – Sécurité : transmettez au service parking et sécurité les différentes personnes qui seront présentes à l’événement.
  • Accueil – Badges – Hôtesses - Photographe : produisez les badges pour garantir un accès facile au lieu de l’événement à tous les prestataires.
  • Paiement : envoyez les acomptes au bon moment, vérifier les échéances prévues auprès de votre interlocuteur pour éviter toutes déconvenues.

7 - J-1/JOUR J : LES MOMENTS CRUCIAUX

J-1 :

  • Visitez les lieux pour vous assurer que tout est conforme au cahier des charges et en état de fonctionnement : micros, projecteurs, systèmes audio et vidéo….
  • Mise en place de la décoration

Jour J :

  • Etre sur les lieux au minimum 2h avant le début de l’événement pour vérifier que tout est en ordre et se préparer à recevoir les premiers participants.
  • Badger les personnes se présentant à l’accueil afin d’assurer un contrôle de l’accès. Les badges et les programmes sont remis à ce moment-là. Des hôtes et des hôtesses peuvent indiquer aux participants leurs sièges et les conduire dans la salle.
  • Veillez également à fournir aux participants un formulaire de satisfaction afin d’avoir leurs retours et améliorer vos futurs événements.

Journée type :

Elle doit être organisée avec soin et son programme doit être intéressant afin de donner envie de venir. Le programme doit tenir compte des besoins des participants et se concentrer sur un seul thème. Il est essentiel de prévoir des temps d’échanges durant la journée à travers des pauses café ou des activités, ce qui sera apprécié par les participants.

Ex d’un séminaire d’1 journée :

  • 09h00 Accueil café/petit déjeuner
  • 09h30 Message de bienvenue
  • 10h00 Conférencier d’honneur
  • 11h00 Pause
  • 11h15 Discussion d’experts
  • 12h15 Mot de la fin
  • 12h30 Déjeuner
  • 14h30 Activités

Il est important de soigner son image en respectant le programme et les horaires prévus (commencer et terminer à l’heure). Encore une fois, prévoyez une marge de manœuvre dans le planning de votre événement.

8 - DÉFINIR AVEC SOIN LA PROMOTION DE SON ÉVÉNEMENT

Le marketing de l’événement est la tâche qui conditionnera sa réussite car il est considéré comme un facteur important de succès. Différents cas :

  • Evénements internes : veillez à « événementialiser » l’annonce de votre événement en choisissant le moment opportun pour communiquer. Cela peut se faire à l’occasion d’une soirée événement, d’une plénière et/ou via vos réseaux sociaux… Le but étant de pouvoir introduire votre sujet d’une façon différente et à un public réceptif.
  • Evénements externes : si votre budget vous le permet vous pouvez penser à un plan de communication plus large (presse…)

L’objectif : prévenir les invités suffisamment à l’avance et s’assurer de leur présence, pour cela n’oubliez pas d’indiquer sur les invitations que vous attendez une réponse de leur part (fixer une date limite de réponse) et relancez si nécessaire. Pensez également à indiquer le dress code de la journée s’il y en a un, cela évitera les déconvenues (tenue de sport…)

9/ LE RETOUR SATISFACTION

Après un événement il est important de pouvoir faire une réunion de debriefing avec toutes les parties prenantes au projet. Cela permet d’avoir votre propre retour d’expérience ainsi que celui de vos invités via le questionnaire de satisfaction remis lors du séminaire. Afin que le prochain événement soit une réussite totale, prenez en compte les commentaires qui vous auront été transmis pour corriger les éventuelles erreurs commises.

10 - LES SOUVENIRS

  • Qu’est-ce que j’ai retenu de cette journée ? première question à se poser à la fin d’un événement. Elle est cruciale car elle va déterminer la réussite ou non de votre journée. Le défi est de taille car vos invités doivent retenir l’essentiel et en garder une impression très positive !
    En effet, la notion de souvenir est primordiale en événementiel. Des centaines d’événements sont créés chaque année et ce n’est pas le 1er auquel vos invités vont participer. Il faut pouvoir se démarquer et pouvoir susciter « l’effet Waouh ». Si c’est le cas, votre notoriété est assurée et le pari gagné, vous avez atteint vos objectifs
  • Pour continuer dans cet effet Waouh, il est très important d’envoyer un email de remerciements à vos différents publics (intervenants externes, invités …). L’occasion de partager le contenu photo de l’événement, les présentations diffusées pendant le séminaire, ou d’autres messages que vous jugerez importants de partager. Une opportunité supplémentaire de démontrer votre savoir-faire en externe.

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